Animer une réunion d’équipe : l’importance de la phase d’inclusion

Animer une réunion d’équipe que ce soit en présentiel, à distance ou en hybride, est une compétence clé du manager. Animer une réunion d’équipe c’est aussi animer l’espace clé pour développer les compétences individuelles et collectives.

Ce mois-ci nous faisons un focus sur la phase d’inclusion.

Bien animer une réunion d’équipe passe grandement par le fait de bien la démarrer !

L’inclusion au démarrage d’une réunion fait référence à l’ensemble des actions et des pratiques mises en œuvre pour s’assurer que tous les participants se sentent accueillis, valorisés et inclus dès le début de la réunion. Cela permet de créer un environnement collaboratif et productif.

Will Schutz, psychologue américain, a développé la théorie FIRO (Fundamental Interpersonal Relations Orientation) dans les années 1950. Cette théorie explore les besoins interpersonnels fondamentaux : inclusion, contrôle et affection : le besoin d’inclusion concerne le désir de faire partie d’un groupe et d’être accepté par les autres. Bien que cette théorie soit plus large et concerne les dynamiques interpersonnelles en général, elle a influencé grandement les pratiques pour bien manager ses collaborateurs et animer une réunion d’équipe en soulignant l’importance de répondre aux besoins d’inclusion des participants.

Les objectifs de l’inclusion sont multiples et sécurisent fortement le fait de bien animer une réunion d’équipe :

• Valoriser chaque équipier est un prérequis pour s’engager dans une dynamique collective : pour faire le NOUS de la réunion d’équipe, il faut que chaque équipier ait pu exprimer son JE.
• C’est aussi l’opportunité pour le manager de vérifier le niveau de présence de chacun à la réunion, et s’il n’est pas total, d’inciter à participer.
• Enfin, ce sera aussi l’occasion de repérer pour le manager qu’un collaborateur est potentiellement en difficulté, mieux gérer la dynamique de la réunion et rencontrer le collaborateur immédiatement après avoir animé la réunion d’équipe.

Les points clés d’inclusion pour animer une réunion d’équipe

Pour bien animer une réunion d’équipe, nous invitons les managers à :

1. Favoriser un accueil chaleureux : Saluer chaque collaborateur personnellement, que ce soit en personne ou virtuellement, pour créer une atmosphère accueillante.
2. Clarifier les objectifs : Présenter clairement les objectifs de la réunion pour que chacun sache pourquoi il est là et ce qui est attendu. Obtenir la validation de chaque équipier sur les objectifs de la réunion.
3. Rappeler les accords d’équipe : Définir des règles de conduite pour la réunion, comme respecter le temps de parole de chacun, écouter et ne pas interrompre.
4. Encourager la participation : Inviter tous les participants à s’exprimer dès le début, en posant des questions ouvertes ou en demandant des avis sur l’ordre du jour.
5. Faire les vérifications techniques (pour les réunions virtuelles et hybrides) : S’assurer que tous les participants ont accès aux outils nécessaires (microphones, caméras, documents partagés) et que tout fonctionne correctement.
6. Faire un check-in émotionnel : Faire un tour de table pour que chacun partage brièvement comment il se sent ou une petite anecdote personnelle aide grandement à humaniser la réunion et renforcer les liens entre les participants. C’est sur ce dernier point que les facilitateurs en intelligence collective parlent réellement d’inclusion. Et c’est là que les managers ne la pratiquent en général pas suffisamment pour bien animer une réunion d’équipe.

Animer une réunion d’équipe : quelques exemples d’inclusion

Les techniques d’inclusion au sens du check-in émotionnel sont multiples. Elles sont à ritualiser et peuvent trouver utilement leur place avant l’affichage des objectifs et de l’ordre du jour ou en tout début de réunion lorsqu’on s’est tous salué le matin en arrivant au bureau.

La météo individuelle. Elle illustre l’état d’esprit du moment de l’équipier : par exemple, grand soleil, nuageux, brouillard, orage…. Le manager peut demander ce qui explique la météo pour que chacun comprenne bien dans quel état se trouve la personne : « c’est le brouillard parce que je suis très fatigué en ce moment ».

Bien animer une réunion d’équipe, c’est aussi varier les inclusions. La météo habituelle peut finir par lasser les équipiers et perdre son côté humanisant. Dans certains contextes, il sera utile d’aller plus loin dans le rapport au travail. Voici quelques exemples :

• Mon animal totem du moment.
• La couleur qui illustre mon état d’esprit.
• Le nom d’une chanson qui illustre mon état d’esprit.
• Un coup de cœur professionnel depuis la dernière réunion.
• Un coup de cœur et un coup de gueule professionnels depuis la dernière réunion.
• En période de tensions opérationnelles, on peut accueillir le niveau de stress de chacun, par exemple sur une échelle de 1 à 4.
• Etc.

Animer une réunion d’équipe, c’est aussi y participer en tant que manager. Faire sa propre inclusion vient en général à l’issue de celle des équipiers et se fait en toute authenticité.