Maîtriser sa gestion du temps avec la matrice Eisenhower

Vous courrez après le temps ? Vous avez du mal à gérer vos priorités ? La gestion du temps professionnel est un art et la matrice Eisenhower peut grandement vous aider, que vous soyez manager ou collaborateur.

La gestion du temps s’appuie avant tout sur la priorisation de ses activités

La matrice Eisenhower a été mise au point par le 34^ème président des Etats-Unis et porte son nom. En matière de gestion du temps, la matrice s’appuie sur la notion de priorisation. 2 axes la composent :

• L’urgence de la tâche
• L’importance de la tâche.

Une tâche qui vous incombe peut être urgente ou pas. L’urgence se présente sous forme d’exécution immédiate dans un certain délai-sanction qui ne vous laisse pas le choix. En gestion du temps, un enjeu clé est d’arriver à limiter les urgences, et c’est possible !

L’importance de la tâche se définit en fonction des activités qui sont au cœur de votre métier. En gestion du temps, il est parfois utile de refaire le point sur les activités qui sont au cœur de nos missions vs celles que nous prenons à notre charge alors que nous ne devrions pas : parce qu’on est de bonne volonté, qu’on ne sait pas dire non, par exemple…

En croisant ces deux axes, on obtient la matrice ci-dessous avec la gestion du temps à adopter pour chacune des 4 possibilités.

Bien utiliser la matrice pour une gestion du temps optimale

Vous pouvez préparer votre matrice au mois, l’affiner à la semaine, en faire un outil de management visuel ou encore « l’avoir en tête ». Dans tous les cas, c’est surtout l’analyse de vos activités et la stratégie que vous allez adopter pour mener à bien chacune d’elle qui fera de la matrice un outil puissant de gestion du temps.

L’activité n’est ni importante ni urgente.

Rappelez-vous que ce qui n’est pas important pour vous peut l’être pour des collègues avec qui vous travaillez. Mais vous n’avez pas à subir leur mauvaise gestion du temps.

C’est par exemple l’e-mail d’un collègue qui vous demande de l’aide, sans urgence, sur le dossier D. Il vous prie de lui envoyer tout un tas de documents qui vont nécessiter, de votre côté, de pratiquer la spéléologie documentaire. La matrice indique de reporter. En matière de gestion du temps, nous proposons de pratiquer la technique du pourrissement, c’est-à-dire ne pas répondre, voire supprimer l’e-mail (jeter). Car sur l’instant, vous n’avez pas le temps, et si vous consacrez du temps à la gestion de cette demande, vous allez en perdre pour ce qui est important voire urgent pour vous. Votre collègue aura bien le temps, lui, de vous relancer et peut-être aurez-vous l’occasion de répondre à sa demande, car au moment où l’e-mail réapparaîtra, vous aurez le temps.

L’activité est urgente mais pas importante

Dans le même exemple que ci-dessus, l’e-mail de votre collègue se présente cette fois-ci de manière insistante et urgente. Mais la demande n’est toujours pas dans le cœur de vos missions. Que faire ? En matière de gestion du temps, il est écrit « déléguer » dans la matrice. C’est-à-dire demander à un de vos collaborateurs de faire à votre place. Malheureusement, parfois, on n’a pas de personne auprès de qui déléguer. Dans ce cas, et si vous n’avez pas le temps de gérer cette urgence, contactez votre collègue pour négocier ou requalifier sa demande à la baisse. Montrez-lui qu’il vous met sous pression alors que cela n’a pas lieu d’être et tirez-en partie pour soulager la charge de travail.

L’activité est urgente et importante :

Dans ce cas, en matière de gestion du temps, il y a peu de question à se poser, il faut faire. Parce que ça constitue votre cœur de métier et que c’est urgent. En revanche, nous verrons dans le dernier quadrant que cette urgence peut / doit être anticipée afin que le travail ne se fasse pas sous pression mais de façon sereine : c’est l’objectif d’un plan de charge.

Imaginez, vous êtes contrôleur de gestion sur un projet et vous devez, en cette fin de mois qui arrive, consolider les feuilles de temps et produire le reporting analytique à destination de la direction. C’est important et urgent, vous faites, mais vous n’allez pas forcément faire dans l’urgence, y passer vos nuits, si vous avez pu anticiper.

L’activité est importante mais pas urgente :

Reprenons l’exemple du contrôleur de gestion qui utilise la matrice Eisenhower pour une gestion du temps efficace. Il a su planifier les activités de consolidation et de reporting. Au début de chaque mois, il anticipe et bloque ans son agenda 3 demi-journées chaque dernière semaine du mois. Connaissant la faible appétence des collaborateurs pour saisir leur feuille de temps, il les à même invités à planifier 1h dans leur agenda pour qu’ils le fassent. L’anticipation est la clé de la gestion du temps. Plus vous planifierez et aménagerez des espaces temps pour gérer la tâche importante quand elle deviendra urgente, moins vous vous laisserez dévorer par les urgences. Vous ferez mais sans avoir à l’esprit le délai-sanction désagréable ou les heures supplémentaires. Et ceci pourra laisser place, ponctuellement, à la gestion des urgences importantes véritables qui peuvent se produire parce qu’on ne peut pas tout anticiper (un bug informatique, la demande du grand patron, etc.).

La gestion du temps en équipe

Pour les managers, la matrice Eisenhower est un outil potentiellement puissant de gestion du temps en équipe. En utilisant la matrice sous forme de management visuel, la gestion du temps fait l’objet d’un débat régulier avec les équipiers. Les tâches peuvent être assorties des noms de ceux qui les réalisent. La matrice permet alors une gestion du temps de l’équipe ou du service efficiente. Elle facilite la visualisation de qui est surchargé, permet d’éliminer les tâches ni importantes ni urgentes pour aucun membre, etc.