5 clés pour créer une culture collaborative dans son entreprise

La culture collaborative est devenue un facteur clé de succès de développement des organisations. Après avoir épuisé de nombreux collaborateurs sur des enjeux de performance individuelle, souvent contre-productive au niveau de la coopération, dirigeants et managers cherchent à instituer une culture collaborative au sein de leur entreprise. Les résultats attendus sont l’efficacité collective, donc la performance de l’organisation : la culture collaborative doit permettre de lever les silos qui freinent la circulation de l’information et limitent la qualité de service. Mais cette transformation culturelle, comme toute transformation, ne se fait pas sans mal et connaît de nombreux échecs.

Voici 5 clés pour mettre en œuvre une culture collaborative.

1. Mettre en œuvre une démarche de changement collaborative

L’exemplarité est indispensable à la réussite de ce projet de transformation. L’entreprise ne peut pas réussir la mise en place d’une culture collaborative si sa démarche de changement n’est pas intrinsèquement collaborative. Le « Faites ce que je dis, pas ce que je fais » n’est plus admis par les collaborateurs. Concrètement, les « à ne pas faire » sont les suivants :

• Décider seul au niveau de la Direction ce à quoi doit ressembler la culture collaborative. La Direction peut avoir d’excellentes idées, comme par exemple, valoriser la performance collective plutôt que la performance individuelle, mettre en œuvre des espaces collaboratifs, le management visuel, etc. Mais si cela est fait sans co-construction, c’est un coup d’épée dans l’eau : on n’impose pas une culture collaborative.
• Déployer la culture collaborative de manière top down, sans impliquer les collaborateurs. Comme par exemple, afficher des A0 représentant les valeurs collaborateurs du jour au lendemain, dans un esprit, « y a qu’à, faut qu’on »… ça ne marchera pas non plus.
• Commencer le changement culturel par le bas mais pas par le haut : au CODIR, c’est chasse gardée, ça ne collabore pas, ça cherche à se torpiller pour briller auprès du Directeur Général… qui laisse faire et s’amuse de tous ces jeux d’acteurs ! Avec de tels exemples, impossible de mettre en œuvre une nouvelle culture collaborative.

2. Réaliser un diagnostic partagé de la culture collaborative

Le diagnostic doit lui aussi être exemplaire au regard de la culture collaborative visée. Co-construire le diagnostic avec les collaborateurs, c’est déjà mettre en place une culture collaborative. Comme il s’agit d’une transformation culturelle, nous vous invitons fortement à vous faire accompagner par des consultants ou des coachs. Plusieurs courants de diagnostic sont tout particulièrement pertinents concernant la culture collaborative.

• Le diagnostic culturel en tant que tel, mené en particulier avec des anthropologues d’entreprise.
• Le diagnostic sociologique, avec des sociologues.
• Le diagnostic systémique des organisations. L’approche systémique a justement vocation à identifier comment les sous-systèmes d’une organisation collaborent entre eux et c’est même cela qu’ils appellent la culture d’entreprise.
• Et toute démarche de diagnostic sur mesure. Pas non plus besoin de déployer des armadas de consultants parfois dogmatiques pour savoir quelles questions posées aux collaborateurs :

• Comment définiriez-vous la collaboration et sa valeur ajoutée pour les personnes et l’organisation ?
• Quels exemples réussis de collaboration pouvez-vous citer au sein de votre entreprise, avec quels résultats ?
• A l’inverse, quels contre-exemples pourriez-vous citer, avec quels résultats ?
• Pour vous, à quoi pourrait ressembler une culture collaborative efficace au sein de votre entreprise ? Quels seraient les leviers ? Les freins à la mise en œuvre ?
• Quelles recommandations pourriez-vous faire à l’équipe projet / à la direction et au Management pour mettre en place cette culture collaborative ?

Une fois le diagnostic fait, il convient de la partager avec un maximum de collaborateur.

3. Coconstruire la culture collaborative de demain

Après la restitution du diagnostic, l’équipe projet mettra tout en œuvre pour coconstruire avec un maximum d’acteurs la vision partagée de la future culture collaborative.

Il s’agit ici de faciliter des séminaires de collaborateurs en grands groupes pour à la fois expérimenter et coconstruire la culture collaborative. World Café, Forum Ouverts, Facilitation Graphique, Design Thinking, Hackathon, Cercle du Succès de Dilts… sont autant de méthodes qui peuvent être à l’appui du projet de transformation culturelle. D’où l’importance d’être accompagnés par des professionnels de la conduite du changement et de la culture collaborative.

4. Décliner concrètement les solutions envisagées

La culture collaborative ne concerne pas uniquement les valeurs de l’entreprise. Un référentiel devra également être coconstruit et largement diffusé pour identifier :

• L’environnement collaboratif : espaces et outils de travail, règles de co-working…
• Les comportements collaboratifs : ce qu’on veut voir et ce qu’on ne veut plus voir chez les collaborateurs, les managers, les dirigeants.
• Les compétences collaboratives (qui donneront probablement lieu à des formations) : communication interpersonnelle, créativité en équipe, management d’équipe,…
• La mission de l’entreprise au regard de la culture collaborative : quelle valeur ajoutée en attend-elle pour ses clients, son marché, sa différenciation ?

5. Accompagner le changement de culture

De multiples leviers sont à mettre en œuvre dans cette transformation culturelle. Deux leviers pas suffisamment déployés à l’heure actuelle devraient être « obligatoires » !

• Les « vis ma vie » ou comment faire expérimenter à chaque acteur de l’entreprise la vie / l’emploi des autres, le temps d’1h ou d’une demi-journée.
• Le coaching d’équipes de direction : c’est là que commence la culture collaborative. Avec des équipes de Direction qui ont une culture collaborative, chaque directeur insuffle cette culture au sein de sa Direction et par effet de cascade, la culture collaborative se diffuse au sein et entre les services de l’entreprise.

Juliette Ricou, Coach professionnelle, consultante et formatrice.